Как написать правила хранения данных клиентов: таблица на одну страницу
Команда Sado AI · · 3 мин чтения
Коротко
Правила хранения данных отвечают на три вопроса о каждом виде данных клиентов: где они лежат, сколько хранятся и кто их удаляет. Напишите их на одной странице. Например, списки обзвона удаляются после кампании, лиды без покупки — после заданного срока, записи и расшифровки — по их назначению, согласия и список «не звонить» хранятся, пока вы звоните. Проверяйте правила раз в квартал, а точные сроки определите с юристом: в Узбекистане есть закон о персональных данных.
Что такое правила хранения и зачем они
Без правил данные клиентов копятся везде: в CRM, в Excel-файлах, в Telegram-группах, на компьютере уволенного сотрудника. Никто не знает, что и когда удалять, и всё лежит годами.
С записанными правилами каждый сотрудник знает, до какого времени нужен файл и кто его удаляет. А если клиент спросит «сколько вы храните мои данные?», ответ уже готов.
Таблица на одну страницу
| Данные | Где | Срок (пример) | Кто удаляет |
|---|---|---|---|
| Список обзвона (Excel) | Компьютер, портал | Через месяц после кампании | Владелец кампании |
| Лиды без покупки | CRM | Если 12 месяцев без ответа | Руководитель продаж |
| Клиенты и заказы | CRM, учётная система | Срок, который назовёт юрист | Директор и бухгалтер |
| Записи и расшифровки звонков | АТС, портал ИИ-оператора | По назначению, 1–3 месяца | Контролёр качества |
| Записи о согласии | CRM | Пока звоните, и ещё какое-то время | Маркетинг |
| Список «не звонить» | CRM или портал | Весь срок, пока звонить нельзя | Ответственный сотрудник |
| Карточки звонков в Telegram | Telegram-группа | Месяц, потом очистка | Админ группы |
| Скачанные файлы | Компьютер сотрудника | В день окончания работы | Тот, кто скачал |
Все сроки — только пример. Свои определите с юристом и поставьте на таблице дату.
Как написать правила: 6 шагов
- Перечислите все места, где есть данные клиентов: CRM, Excel, АТС, портал ИИ-оператора, Telegram, почта, телефоны сотрудников.
- Для каждого ответьте: зачем это нужно?
- Поставьте срок и покажите юристу.
- Назначьте по одному ответственному на каждую строку.
- Внесите день удаления в календарь, например первый рабочий день каждого квартала.
- Раз в год пересматривайте правила: если появилась новая система, добавьте её в таблицу.
Частые ошибки
- Чистить только CRM и забывать про Excel и Telegram.
- Удалить заодно и список «не звонить»: номер вернётся со следующим списком.
- Забыть про резервные копии: из основной системы удалили, в бэкапе осталось.
- Записать срок, но никого не назначить ответственным.
- Не проверить файлы на компьютере и телефоне уволенного сотрудника.
Если клиент спрашивает «сколько вы храните?»
Sado: Здравствуйте, Шарк Курьер, Шохрух.
Клиент: Я вчера сделал заказ. Сколько у вас будут храниться мой адрес и номер?
Sado: Хороший вопрос. Данные заказа хранятся столько, сколько нужно для учёта, а записи звонков удаляются через три месяца.
Клиент: А рекламу присылать будете?
Sado: Если вы не давали согласия, нет. Хотите, прямо сейчас отмечу «не звонить»?
Клиент: Не нужно, я просто хотел узнать.
Sado: Понятно. Будут вопросы — звоните. Хорошего дня!
Ответ короткий и точный, потому что правила записаны заранее. Если у вас ИИ-оператор, добавьте этот ответ в его данные: он отвечает только по тому, что вы ему дали.
Данные Sado в вашей таблице
В Sado запись, расшифровка и ответы по входящим и исходящим звонкам хранятся в портале. Данные хранятся ограниченный срок, ключи зашифрованы, и у вас есть право на удаление. Точный срок уточните у команды Sado и впишите в свою таблицу.
А итоги, скачанные из портала в Excel, и карточки звонков в Telegram-группе — уже ваши копии: добавьте их в таблицу тоже. Другие вопросы: частые вопросы. Попробуйте вживую или позвоните 78 778 01 23.
Вопросы
Сроки хранения прописаны в законе?
В Узбекистане есть закон о персональных данных, а для некоторых документов могут быть отдельные требования. Точные сроки уточните у юриста.
Нужны ли письменные правила малому бизнесу?
Да, но хватит одной страницы, как таблица выше. Даже при небольшом штате данные быстро копятся в Excel и Telegram.
Что делать с резервными копиями?
Добавьте их в таблицу. Старые бэкапы удаляйте после заданного срока, иначе удалённые данные останутся внутри них.