Mijoz ma’lumotlarini saqlash qoidasini qanday yozish kerak: bir sahifalik jadval
Sado AI jamoasi · · 3 daqiqada o‘qiladi
Qisqacha
Ma’lumotlarni saqlash qoidasi har bir turdagi mijoz ma’lumoti uchun uchta savolga javob beradi: qayerda turadi, qancha saqlanadi va kim o‘chiradi. Uni bir sahifada yozing. Masalan, qo‘ng‘iroq ro‘yxatlari — kampaniyadan keyin o‘chiriladi, sotib olmagan lidlar — belgilangan muddatdan keyin, yozuvlar va matnlar — maqsadiga qarab, rozilik va «qo‘ng‘iroq qilinmasin» ro‘yxati — qo‘ng‘iroq qilinadigan butun muddat. Qoidani har chorakda tekshiring, aniq muddatlarni esa yurist bilan belgilang: O‘zbekistonda shaxsga doir ma’lumotlar to‘g‘risida qonun bor.
Saqlash qoidasi nima va nega kerak
Qoida bo‘lmasa, mijoz ma’lumoti hamma joyda to‘planadi: CRM’da, Excel fayllarda, Telegram guruhlarda, ketgan xodimning kompyuterida. Hech kim nimani qachon o‘chirishni bilmaydi va hamma narsa yillab qoladi.
Yozilgan qoida bilan har bir xodim biladi: bu fayl qachongacha kerak va uni kim o‘chiradi. Mijoz «ma’lumotimni qancha saqlaysiz?» deb so‘rasa, javob ham tayyor bo‘ladi.
Bir sahifalik jadval
| Ma’lumot | Qayerda | Muddat (misol) | Kim o‘chiradi |
|---|---|---|---|
| Qo‘ng‘iroq ro‘yxati (Excel) | Kompyuter, portal | Kampaniyadan 1 oy keyin | Kampaniya egasi |
| Sotib olmagan lidlar | CRM | 12 oy javobsiz qolsa | Sotuv boshlig‘i |
| Mijozlar va buyurtmalar | CRM, hisob tizimi | Yurist aytgan muddat | Direktor va buxgalter |
| Qo‘ng‘iroq yozuvlari va matnlar | ATS, AI operator portali | Maqsadiga qarab, 1–3 oy | Sifat nazoratchisi |
| Rozilik yozuvlari | CRM | Qo‘ng‘iroq qilinguncha va yana bir muddat | Marketing |
| «Qo‘ng‘iroq qilinmasin» ro‘yxati | CRM yoki portal | Qo‘ng‘iroq qilmaslik kerak bo‘lgan butun muddat | Mas’ul xodim |
| Telegram’dagi qo‘ng‘iroq kartalari | Telegram guruhi | 1 oy, keyin tozalash | Guruh admini |
| Yuklab olingan fayllar | Xodim kompyuteri | Ish tugagan kuni | Faylni yuklagan xodim |
Hamma muddatlar faqat misol. O‘zingiznikini yurist bilan belgilang va jadvalga sana qo‘ying.
Qoidani yozish: 6 qadam
- Mijoz ma’lumoti turgan hamma joyni yozing: CRM, Excel, ATS, AI operator portali, Telegram, pochta, xodimlarning telefonlari.
- Har biri uchun javob bering: bu nimaga kerak?
- Muddat qo‘ying va yuristga ko‘rsating.
- Har bir qatorga bitta mas’ul tayinlang.
- O‘chirish kunini taqvimga yozing, masalan, har chorakning birinchi ish kuni.
- Yiliga bir marta qoidani qayta ko‘ring: yangi tizim qo‘shilgan bo‘lsa, uni ham jadvalga kiriting.
Ko‘p uchraydigan xatolar
- Faqat CRM’ni tozalash, Excel fayllar va Telegram’ni unutish.
- «Qo‘ng‘iroq qilinmasin» ro‘yxatini ham o‘chirib yuborish: raqam keyingi ro‘yxat bilan qaytib keladi.
- Zaxira nusxalarni unutish: asosiy tizimdan o‘chdi, zaxirada qoldi.
- Muddatni yozib, hech kimni mas’ul qilmaslik.
- Ketgan xodimning kompyuteri va telefonidagi fayllarni tekshirmaslik.
Mijoz «qancha saqlaysiz?» deb so‘rasa
Sado: Assalomu alaykum, Sharq Kuryer, Shohruh bo‘laman.
Mijoz: Kecha buyurtma bergandim. Manzilim va raqamim sizlarda qancha turadi?
Sado: Yaxshi savol. Buyurtma ma’lumotlari hisob uchun kerakli muddat saqlanadi, qo‘ng‘iroq yozuvlari esa uch oydan keyin o‘chiriladi.
Mijoz: Reklama yuborasizlarmi?
Sado: Rozilik bermagan bo‘lsangiz, yo‘q. Xohlasangiz, hozir «qo‘ng‘iroq qilinmasin» deb belgilab qo‘yaman.
Mijoz: Kerak emas, shunchaki bilmoqchi edim.
Sado: Tushunarli. Yana savol bo‘lsa, qo‘ng‘iroq qiling. Yaxshi kun!
Javob qisqa va aniq, chunki qoida oldindan yozilgan. AI operator ishlatsangiz, shu javobni uning ma’lumotlariga qo‘shib qo‘ying: u faqat siz bergan ma’lumotdan javob beradi.
Sado ma’lumotlari jadvalda
Sado’da kiruvchi va chiquvchi qo‘ng‘iroqlarning yozuvi, matni va javoblari portalda turadi. Ma’lumot cheklangan muddat saqlanadi, kalitlar shifrlangan, uni o‘chirishni so‘rash huquqingiz bor. Aniq muddatni Sado jamoasidan so‘rang va jadvalingizga yozing.
Portaldan Excel’ga yuklab olingan natijalar va Telegram guruhga tushgan qo‘ng‘iroq kartalari esa endi sizning nusxangiz: ularni ham jadvalga qo‘shing. Boshqa savollar: ko‘p so‘raladigan savollar. Jonli sinab ko‘ring yoki 78 778 01 23 ga qo‘ng‘iroq qiling.
Savollar
Saqlash muddatlari qonunda yozilganmi?
O‘zbekistonda shaxsga doir ma’lumotlar to‘g‘risida qonun bor, ba’zi hujjatlar uchun alohida talablar bo‘lishi mumkin. Aniq muddatlarni yuristdan so‘rang.
Kichik biznesga ham yozma qoida kerakmi?
Ha, lekin bir sahifa yetadi: yuqoridagi jadvaldek. Xodim kam bo‘lsa ham, ma’lumot Excel va Telegram’da tez to‘planadi.
Zaxira nusxalar bilan nima qilish kerak?
Ularni ham jadvalga kiriting. Eski zaxiralarni belgilangan muddatdan keyin o‘chiring, aks holda o‘chirilgan ma’lumot ular ichida qolib ketadi.