Кто в компании должен видеть записи и расшифровки звонков: таблица по ролям
Команда Sado AI · · 3 мин чтения
Коротко
Записи, расшифровки и ответы клиентов должен видеть только тот, кому они нужны по работе. Например, руководитель отдела — записи своего отдела, менеджер — своих клиентов, бухгалтер — только количество и стоимость. Следите и за тем, куда расходятся копии: карточка в CRM, Telegram-группа, скачанные Excel-файлы. Каждый сотрудник входит под своим логином, доступ уволенного закрывается в тот же день, а список доступов проверяется раз в квартал.
Что есть в записи звонка
Запись — это не только голос. В ней имя клиента, телефон, адрес, что он хочет, иногда договорённость о цене. Расшифровка, ответы и итог — такие же данные. Их хотел бы знать и конкурент, и менеджер, который собирается уходить. Например, менеджер с доступом к 300 записям, уходя, может унести конкуренту готовый список клиентов.
Поэтому правило простое: каждый видит только то, что нужно для его работы. Если остального не видит, он ничего не теряет.
Кто что должен видеть
| Роль | Что видит | Зачем |
|---|---|---|
| Владелец или директор | Всё | Общий контроль |
| Руководитель отдела | Записи и расшифровки своего отдела | Качество и обучение сотрудников |
| Менеджер | Карточки, ответы и итоги своих клиентов | Продолжать работу с клиентом |
| Администратор | Записи на сегодня и завтра | Организовать приём |
| Бухгалтер | Количество и стоимость звонков | Для расчётов запись не нужна |
| Внешний подрядчик | Только нужное для его задачи, временно | После работы доступ закрывается |
Подстройте таблицу под себя, но одно не меняйте: строки «все видят всё» в ней быть не должно. Новому сотруднику тоже давайте доступ по этой таблице, а не «потом ограничим».
Куда расходятся копии
Часто риск не в основной системе, а в её копиях:
- CRM: карточка звонка с записью и расшифровкой. Кто входит в CRM, тот её и видит.
- Telegram-группа: если туда приходят карточки звонков, каждый участник может послушать запись. Держите группу маленькой.
- Скачанный Excel: вы знаете, на чьём компьютере остался файл с итогами?
- Запись, пересланная в мессенджере: однажды отправленную, её уже не вернуть.
- Общий логин: вы никогда не узнаете, кто входил. Дайте каждому сотруднику свой логин.
Когда сотрудник уходит: 5 шагов
- В тот же день закройте ему доступ к CRM и порталу звонков.
- Удалите его из Telegram-групп, куда приходят карточки звонков.
- Удалите скачанные записи и списки с его компьютера и рабочего телефона.
- Если он знал общие пароли, смените их.
- Передайте его клиентов другому менеджеру, чтобы звонки не остались без внимания.
Раз в квартал сверяйте список доступов со списком сотрудников. Ушедшие или перешедшие в другой отдел часто находятся именно так.
Где данные звонков в Sado
В Sado каждый входящий и исходящий звонок хранится в портале: запись, полная расшифровка, ответы клиента, краткий итог и стоимость. Если подключён Bitrix24, карточка звонка с записью и расшифровкой есть и в CRM. По желанию карточка каждого звонка с записью приходит и в Telegram-группу вашей компании, поэтому следите за её участниками.
Кто входит в портал, согласуйте с командой Sado: каждый сотрудник под своим логином, доступ ушедшего закрывается. В Sado ключи хранятся в зашифрованном виде, данные хранятся ограниченный срок. Другие вопросы: частые вопросы. Попробуйте вживую или позвоните 78 778 01 23.
Вопросы
Должны ли все сотрудники слушать записи звонков?
Нет. Руководитель отдела слушает записи своего отдела для контроля качества, менеджер — записи своих клиентов. Остальным запись не нужна.
Опасно ли отправлять карточки звонков в Telegram-группу?
Нет, если группа маленькая и под контролем. Добавляйте только нужных сотрудников, не добавляйте посторонних и удаляйте ушедших в тот же день.
Можно ли дать доступ внешнему интегратору?
Можно, но временно и только к тому, что нужно для задачи. Дайте ему отдельный доступ, а не логин своего сотрудника, и закройте после работы.
Кто выдаёт и закрывает доступ к записям?
Один ответственный, например директор или офис-менеджер. Он даёт доступ новому сотруднику, закрывает его в день ухода и раз в квартал проверяет список.