Как почистить базу CRM перед обзвоном: 8 шагов
Команда Sado AI · · 3 мин чтения
Коротко
Перед обзвоном почистите базу CRM за восемь шагов: оставьте только тех, кому можно звонить, уберите сказавших «не звоните», приведите номера к одному формату, удалите неполные номера и дубли, поправьте столбец с именами, отделите клиентов с открытыми сделками и жалобами, разделите список по целям и сначала проверьте на небольшой группе. Чистая база не раздражает клиентов, не тратит деньги на звонки не тем людям и помогает правильно посчитать результат.
Зачем чистить: пример
Например, агентство недвижимости «Олтин Калит» выгрузило из CRM 4 000 контактов. После проверки: 550 дублей, 230 неполных или неверных номеров, 310 человек раньше просили не звонить, у 420 есть открытая сделка с менеджером. В списке для обзвона осталось 2 490 человек. Агентство позвонило не 4 000, а 2 490 людям, и никому не позвонили дважды. Цифры только пример.
Неотвеченные номера бесплатны, но если трубку возьмёт не тот человек, разговор всё равно состоится: уйдут и минуты, и репутация компании. А клиент, которому позвонили дважды, или покупатель, который как раз общается с менеджером, обидятся.
8 шагов чистки
- Кому можно. Оставьте только тех, кто оставил заявку, дал согласие или уже ваш клиент. Купленные базы уберите.
- «Не звоните». Исключите контакты, которые раньше отказались и отмечены так в CRM.
- Формат номеров. Приведите всё к виду +998 XX XXX XX XX. Неполные номера (меньше 9 цифр) удалите или исправьте.
- Дубли. Каждый номер — один раз в списке. Подробнее: дубли лидов в CRM.
- Столбец с именами. Оператор обращается к клиенту по имени, поэтому исправьте записи вроде «Дильшод склад», «тест», «Клиент 1» или оставьте имя пустым.
- Открытые вопросы. Отделите клиентов, которые сейчас общаются с менеджером, у кого открытая жалоба или кто недавно купил этот же товар.
- Один список — одна цель. Не смешивайте в одном списке новость о новом блоке и напоминание об оплате.
- Пробный запуск. Сначала обзвоните 50 номеров, послушайте 5–10 разговоров, потом запускайте остальных.
Заранее продумайте и часы звонков. В кабинете выбирается «начать сейчас» (каждый день 9:00–20:00) или «только в рабочее время» (Пн–Пт, 9:00–18:00), а в разделе «Дополнительно» меняются дни и дневной лимит. Учтите пятничную молитву и время ифтара в Рамадан.
Проверка по столбцам
| Столбец | Что проверить | Типичная ошибка |
|---|---|---|
| Телефон | +998 и 9 цифр, один формат | «90 123 45» — неполный номер |
| Имя | Только имя, без лишних слов | «Акмал (старый клиент)», «тест» |
| Последний контакт | Не слишком ли давно | Лид пятилетней давности |
| Статус | Открытая сделка, жалоба, отказ | Пропущена отметка «не звонить» |
| Источник | Откуда взят контакт, есть ли согласие | Список неизвестного происхождения |
Многое можно проверить фильтрами прямо в CRM, не выгружая в Excel. Остальное чистится в Excel фильтрами и сортировкой.
Как передать чистый список ИИ-оператору
Список загружается файлом Excel в раздел «Автообзвон» кабинета. Кабинет сначала спрашивает «Кто эти люди?» и сохраняет ответ, показывает, сколько номеров из файла принято, а перед запуском — примерную стоимость. В один обзвон помещается до 10 000 человек. По шагам: обзвон по базе из Excel.
Можно и без Excel: если подключены Битрикс24 или amoCRM, источником выбирается CRM или звонок привязывается к этапу сделки. Поставьте дневной лимит, а при необходимости остановите всё одной кнопкой. На номер, где сказали «не звоните мне», Sado больше не звонит. Подробнее: автообзвон с ИИ-оператором.
Вопросы
Плачу ли я за неверные номера?
Неотвеченные и недозвоненные номера бесплатны: оплачиваются только минуты разговора, 800 сум за минуту. Но если трубку взял другой человек, этот разговор тоже идёт в минуты.
Можно ли звонить по старой базе клиентов?
Если это ваши клиенты или люди, оставлявшие заявку, — обычно да, но очень старые записи отбирайте осторожно. В Узбекистане есть закон о персональных данных; если есть сомнения, спросите юриста.
Нужно ли чистить базу каждый раз заново?
Перед каждым большим обзвоном — да. После обзвона верните результаты в CRM: если неверные номера и отказы отмечены, в следующий раз работы будет гораздо меньше. Как выгрузить результаты: выгрузка результатов звонков в Excel.