Как ивент-агентству превратить звонок в заказ: дата, гости, бюджет
Команда Sado AI · · 4 мин чтения
Коротко
Клиент, который звонит в ивент-агентство, сначала спрашивает «эта дата свободна?» и «сколько стоит?». Чтобы честно ответить на оба вопроса, соберите короткий бриф: тип мероприятия, дата, число гостей, площадка, услуги, рамки бюджета и кто принимает решение. Не обещайте дату, не проверив её, а цену называйте диапазоном из прайса. Через 2–3 дня после отправки предложения позвоните и узнайте мнение. Поток звонков в сезон может принимать голосовой ИИ-оператор на узбекском и русском.
7 вещей, которые узнают в первом звонке
- Тип мероприятия: корпоратив, юбилей, свадьба, детский праздник, конференция или презентация.
- Дата и время — и жёсткая ли это дата или может сдвинуться.
- Число гостей, хотя бы примерно.
- Площадка: есть ли у клиента или агентство должно найти.
- Нужные услуги: ведущий, музыка, декор, фото и видео, кейтеринг.
- Рамки бюджета: спросите «на какую сумму ориентируетесь?», точную цифру не требуйте.
- Кто принимает решение и к какому сроку ждут предложение.
С этими семью ответами менеджер точнее составит первое предложение и не будет перезванивать с одними и теми же вопросами.
Календарь сезона: когда звонков больше
| Период | Мероприятия | К чему готовиться |
|---|---|---|
| Февраль–март | 8 Марта, праздники Навруза | Корпоративные программы, декор |
| Май–октябрь | Свадьбы, юбилеи, мероприятия на открытом воздухе | Занятость дат, выбор площадки |
| Сентябрь–октябрь | Конференции и презентации | Техника, регистрация гостей |
| Ноябрь–декабрь | Новогодние корпоративы | Ранняя бронь, много заявок одновременно |
Перед сезоном обновите лист ответов: диапазоны цен, свободные даты, пакеты.
Пример разговора: новогодний корпоратив
Sado: Здравствуйте, «Шодиёна Ивент», Малика.
Клиент: Здравствуйте. Нужен новогодний вечер для нашей компании, на 26 декабря. Вы свободны?
Sado: Дату менеджер проверит и сообщит сегодня. Сколько примерно будет гостей, площадка есть?
Клиент: Человек шестьдесят. Площадки нет, вы поможете найти?
Sado: Да, поможем с выбором. Нужны ведущий, музыка, декор? На какой бюджет ориентируетесь?
Клиент: Ведущий и музыка нужны. Бюджет согласую с директором.
Sado: Хорошо, записала. Менеджер сегодня позвонит по дате, а до завтрашнего вечера пришлём предложение.
Оператор не обещал дату и не придумывал цену. Но у менеджера готовый бриф: дата, 60 человек, нужна площадка, ведущий и музыка, решает директор.
Если дата занята
- Не заканчивайте на «нет»: предложите ближайшие даты — на день раньше или позже.
- Если мероприятие дневное, проверьте, нет ли в тот же день другого свободного времени.
- Если клиент не может отказаться от даты, внесите его в лист ожидания: при отмене брони вы позвоните ему первым.
- При необходимости порекомендуйте партнёрское агентство — клиент это запомнит.
Звонок после предложения
- Позвоните через 2–3 дня после отправки предложения.
- Спросите: «Вы посмотрели предложение? Что изменить?»
- Запишите возражение: цена, программа, площадка или дата.
- Договоритесь о следующем шаге: встреча, просмотр площадки или договор.
- Если отказ, спросите причину: это пригодится для следующих предложений.
ИИ-оператор в ивент-агентстве
В сезон менеджеры на мероприятиях и не могут взять трубку. ИИ-оператор для входящих звонков отвечает на каждый звонок сразу, ночью тоже, и принимает больше десяти звонков одновременно. Он задаёт семь вопросов выше, называет диапазоны цен по вашему прайсу и записывает бриф в кабинет. Если не знает точно, свободна ли дата, говорит, что перезвонит менеджер, и создаёт задачу.
Для звонков после предложения загрузите список в раздел «Автообзвон» кабинета: автообзвон Sado запишет мнение клиента и следующий шаг. Запись и краткий итог каждого звонка видны в кабинете, а карточка звонка может приходить и в вашу Telegram-группу.
Оплачиваются только минуты разговора: 800 сум, без абонплаты. Например, в декабре 50 трёхминутных звонков в день: 150 минут × 800 = 120 000 сум. В январе звонков меньше — и расходы меньше. Подробнее: цены. Попробуйте вживую или позвоните 78 778 01 23.
Вопросы
Называет ли оператор точную цену по телефону?
Только цену или диапазон из вашего прайса. Точную смету по брифу составляет менеджер.
Сможет ли он говорить с теми, кто звонит по свадьбе?
Да. Вопросы настраиваются под тип мероприятия: для свадьбы важны число гостей и зал, для корпоратива — компания и программа.
Будет ли очередь, когда звонков много?
Нет. Оператор отвечает больше чем на десять звонков одновременно, клиент не ждёт.
А если клиент не называет бюджет?
Не давите. Назовите два-три пакета из прайса и спросите, какой ближе: так рамки бюджета станут понятны сами.