Подготовка к сезону, когда звонков становится больше: чек-лист на четыре недели
Команда Sado AI · · 3 мин чтения
Коротко
Подготовка телефона к празднику, сезону, акции или рекламе начинается за четыре недели. Сначала найдите в прошлогодней истории звонков самые загруженные дни и часы. Затем посчитайте две вещи: сколько звонков одновременно принимает ваша линия и сколько людей нужно на самый загруженный час. За две недели напишите лист с ценами, сроками и графиком, за неделю сами позвоните на свой номер и проверьте. В день пика каждый час смотрите пропущенные, после — часовой разбор.
Какие дни будут пиковыми: узнайте из прошлого года
Не угадывайте пик — возьмите его из прошлогодней истории звонков. В кабинете АТС или оператора связи есть число звонков по дням и часам. У многих бизнесов пики приходятся на одни и те же периоды: Навруз, Рамадан и Хайиты, сентябрь, 11.11 и большие распродажи, канун Нового года, ваши собственные акции и реклама. Выпишите три самых загруженных дня и по два самых загруженных часа в каждом.
Чек-лист на четыре недели
| Когда | Что сделать |
|---|---|
| За 4 недели | Найдите пиковые дни и часы в прошлогодней истории. Задайте цель: например, «ни одного пропущенного звонка». |
| За 3 недели | Посчитайте линии и людей, распланируйте смены и запасного человека. |
| За 2 недели | Напишите один лист: цены, склад, график, сроки доставки, ответы на пять самых частых вопросов, правило перевода. |
| За 1 неделю | Обновите график на картах, в Instagram и Telegram. В пиковый час позвоните на свой номер с двух-трёх телефонов одновременно. |
| За 1 день | Подтвердите смены, подготовьте шаблон списка перезвонов, подтвердите завтрашние заказы и визиты. |
Линии и люди: два расчёта
Первый расчёт — линия. Городской номер или АТС может принимать одновременно лишь несколько звонков, остальные слышат «занято». Сколько звонков помещается одновременно, спросите у своего оператора связи.
Второй расчёт — люди. Например, разговор в среднем 3 минуты и ещё минута на запись: один человек отвечает максимум на 15 звонков в час. Если в самый загруженный час приходит 60 звонков, в этот час нужны 4 человека. Цифры — только пример: подставьте свои.
День пика: контроль каждый час
- В конце каждого часа смотрите число пропущенных и сразу перезванивайте.
- Если один вопрос повторяется часто, опубликуйте ответ в Instagram и Telegram: звонков станет меньше.
- Закончился товар или свободное время — сразу обновите лист и скажите всем.
- Обед и перерывы — по очереди: в пиковый час не должны уходить все сразу.
- Жалобы записывайте отдельно: это первое дело после пика.
После пика: часовой разбор
- Запишите число звонков по часам и долю пропущенных.
- Найдите пять самых частых вопросов: в следующий раз они будут в начале листа.
- Закройте список пропущенных до конца. Порядок: как перезвонить всем после праздников.
- Тремя фразами запишите, что изменить к следующему пику, и добавьте в этот чек-лист.
Пик вместе с ИИ-оператором
ИИ-оператор для входящих звонков отвечает больше чем на десять звонков одновременно, без очереди и ночью тоже. Команда Sado подключает ваш номер через SIP, ваш лист становится сведениями оператора, правило перевода настраивается. Звонки-подтверждения и напоминания перед пиком делает автообзвон.
Вместо найма сезонных сотрудников вы платите только за минуты разговора: цена — 800 сум за минуту, без абонплаты. Например, 400 звонков в день пика по две минуты: 800 минут × 800 = 640 000 сум. Отдельно про акции: как подготовить телефон к акции. Попробуйте вживую или позвоните 78 778 01 23.
Вопросы
За сколько начинать подготовку к пиковому сезону?
За четыре недели: этого хватает, чтобы посмотреть историю, распланировать людей, написать лист ответов и проверить номер.
Как узнать, сколько звонков одновременно принимает наша линия?
Спросите у оператора связи и проверьте сами: позвоните одновременно с двух-трёх телефонов. Если третий звонок слышит «занято», в день пика будет так же.
Нанимать ли сезонных операторов на пик?
Найти, обучить и оплатить человека на несколько недель может выйти дорого. Сравните в калькуляторе на главной странице: у ИИ-оператора оплачиваются только минуты разговора.