Управление арендой: как вести заявки арендаторов и напоминания об оплате по телефону
Команда Sado AI · · 3 мин чтения
Коротко
В компании, которая сдаёт много квартир или офисов, звонки идут в две стороны. Арендатор звонит сам: не работает кондиционер, потерялся ключ, нет горячей воды. А компания звонит арендатору: скоро день оплаты, заканчивается договор, перед выездом нужен осмотр. В каждой заявке записывайте объект, арендатора, проблему и время, когда мастер может зайти. Напоминания делайте по календарю, вежливо и без давления. Оба направления можно поручить голосовому ИИ-оператору, на узбекском и русском.
Что записать в заявке арендатора
Если заявка полная, мастер закрывает её за один выезд. В каждом звонке уточняйте по списку:
- Объект и номер квартиры или офиса: «Какой дом, какая квартира?»
- Имя арендатора — чтобы сверить с договором.
- Что сломалось и с какого времени: «Кондиционер со вчерашнего вечера только дует.»
- Когда мастер может зайти: арендатор будет дома или ключ даст кто-то другой.
- Срочно ли: течёт вода, не открывается дверь, зимой нет отопления — такую заявку сразу переводите на менеджера.
Не обещайте по телефону, за чей счёт ремонт: это зависит от договора, ответит менеджер.
Календарь звонков-напоминаний
Например, для аренды с ежемесячной оплатой удобен такой порядок. Подстройте дни под свой договор:
| Когда | Звонок | Главная фраза |
|---|---|---|
| За 3 дня до оплаты | Оплата аренды | «5 ноября — день оплаты, сумма как в договоре.» |
| Через 2 дня после срока | Вежливое напоминание | «Оплата пока не видна. Проверите, пожалуйста?» |
| За 30–45 дней до конца договора | Продление | «Остаётесь ещё на год?» |
| За 2–3 дня до выезда | Осмотр при сдаче | Время, ключи, показания счётчиков |
| Через день после ремонта | Качество | «Мастер всё сделал, всё в порядке?» |
Пример: звонок о продлении договора
Чем раньше спросите о продлении, тем больше времени найти нового арендатора, если нынешний уедет.
Sado: Здравствуйте, это Малика из службы аренды «Тинч Макон». Я говорю с Жасуром?
Клиент: Да, слушаю.
Sado: Ваш договор заканчивается 30 ноября. Хотела узнать, остаётесь ли вы ещё на год.
Клиент: Наверное, останемся. Цена изменится?
Sado: При продлении на год цена остаётся прежней. Договор готовит менеджер — когда ему вам позвонить?
Клиент: Завтра после обеда.
Sado: Хорошо, завтра после трёх менеджер позвонит. Спасибо, Жасур!
Название и условия — пример. Если цена меняется, оператор называет только ту новую цену, которую вы ему дали.
Чего не делать в напоминании об оплате
- Не пугайте и не повышайте голос: не «вы просрочили», а «оплата пока не видна».
- Если трубку взял другой человек, не говорите о долге — скажите, что перезвоните.
- Не звоните слишком рано или поздно: например, с 10:00 до 20:00.
- На «я уже оплатил» не спорьте: запишите, пусть проверит бухгалтер.
- Не обещайте по телефону отмену пени или скидку. Юридические вопросы по договору оставьте юристу.
Как поручить оба направления ИИ-оператору
Sado круглосуточно отвечает на звонки арендаторов, задаёт ваши вопросы и записывает заявку в отдельные поля. Срочную заявку по вашему правилу переводит на телефон менеджера. Если не знает ответа, не выдумывает: говорит, что менеджер перезвонит, и создаёт задачу. Подробнее: ИИ-оператор для недвижимости.
Для напоминаний вы загружаете список арендаторов файлом Excel в раздел «Автообзвон», пишете, что сказать в звонке, и задаёте дни и часы. Оператор говорит с каждым вживую: если просят «перезвоните вечером», перезванивает в названное время. Это автообзвон Sado. Как подготовить список: обзвон по списку Excel.
Запись и текст каждого звонка — в кабинете, а если у вас Битрикс24, то и в CRM. Попробуйте вживую или позвоните 78 778 01 23.
Вопросы
Можно ли звонить арендатору с напоминанием об оплате?
Да: это ваш клиент, и вы звоните по его же договору. Говорите вежливо, не сообщайте о долге посторонним, юридические вопросы оставьте юристу.
А если арендатор иностранец?
Sado говорит на узбекском и русском. Арендаторов, которые говорят на другом языке, не включайте в список напоминаний: им пусть звонит менеджер.
Сколько стоят напоминания?
Оплачиваются только минуты разговора: 800 сум за минуту, без абонплаты. Например, 150 арендаторов в месяц по минуте: 150 × 800 = 120 000 сум.