Заказы по телефону для дистрибьютора: как без ошибок принимать заказы магазинов и дилеров
Команда Sado AI · · 3 мин чтения
Коротко
Магазины и дилеры часто передают заказы дистрибьютору по телефону, и именно здесь появляются ошибки: название товара расслышали неверно, перепутали «блок» и «штуку». Чтобы этого не было, определите магазин, записывайте каждый товар с названием, объёмом и единицей измерения, в конце повторите весь заказ и назовите день доставки. Не ждите заказа: накануне дня маршрута звоните магазинам сами. Голосовой ИИ-оператор принимает заказы на узбекском и русском и делает еженедельный обзвон.
Почему телефонные заказы приходят с ошибками
Хозяин магазина диктует заказ в разгар торговли, стоя перед покупателем. Товары называет по-своему: «большая красная», «полуторка», «та, что с шоколадом». Единицы тоже разные: блок, коробка, штука, пачка. Оператор пишет на бумаге, потом вносит в 1С, и на этих двух шагах появляется ошибка.
Каждая ошибка дорого стоит: не тот товар возвращают, машина едет снова, а магазин в следующий раз звонит другому дистрибьютору. А если утром в час пик линия занята, заказ не поступает вовсе.
Приём заказа: четыре правила
- Определите магазин: название и адрес или код клиента. От этого зависят тип цены и день доставки.
- Записывайте каждый товар с названием, объёмом и единицей: «Вода Кувонч, 1,5 литра — 20 блоков по 6 штук».
- Если клиент говорит «как обычно», прочитайте прошлый заказ и спросите, что изменить.
- В конце повторите весь заказ и назовите день доставки. Не закрывайте заказ, пока клиент не скажет «да».
Бланк заказа
| Поле | Пример |
|---|---|
| Магазин | «Барака маркет», Чиланзар, 5-й квартал |
| Товар и объём | Печенье «Ширин», 400 г |
| Количество и единица | 10 коробок (в коробке 24 пачки) |
| День доставки | Вторник, по маршруту |
| Оплата | Наличные или перечисление |
| Комментарий | К заднему входу, до 10 утра |
Если все заполняют эти поля одинаково, заказ легко перенести в 1С или МойСклад, и ошибок меньше.
Пример звонка
Sado: Здравствуйте, «Водий Дистрибьюшн», Малика, слушаю вас. Из какого магазина звоните?
Клиент: «Барака маркет» на Чиланзаре. Хочу сделать заказ.
Sado: Хорошо, записываю.
Клиент: Воду «Кувонч» полуторку, 20 блоков. Печенье «Ширин», 10 коробок.
Sado: Вода «Кувонч», полтора литра — 20 блоков. Печенье «Ширин» — 10 коробок. Верно?
Клиент: Да, верно.
Sado: Привезём во вторник по вашему маршруту. Если какого-то товара нет на складе, менеджер позвонит сегодня.
Не ждите заказа, спросите сами
- За день до маршрута — короткий звонок каждому магазину: «Завтра машина в вашем районе, будет заказ?».
- Магазину, который давно не заказывал: «Месяц не было заказов, что-то не так?». Ответ чаще всего о цене или доставке.
- Короткое сообщение о новом товаре или акции и один вопрос: «Добавить одну коробку на пробу?».
- Вежливое напоминание о просроченной оплате: сумма, срок, без давления.
Список магазинов у вас уже есть в Excel или 1С. Как сделать из него список звонков: звонки из Excel и Google Sheets.
С ИИ-оператором
ИИ-оператор Sado сразу отвечает на каждый звонок на номер для заказов, в том числе утром в час пик: он принимает больше десяти звонков одновременно. Определяет магазин, записывает заказ по полям, повторяет его для подтверждения и называет день доставки. Впишите в данные оператора названия товаров и их народные варианты, чтобы он понимал правильно. Подробнее: ИИ-оператор для входящих звонков.
Для еженедельного обзвона «будет заказ?» загрузите список магазинов в «Автообзвон»: автообзвон. Заказы хранятся в кабинете с записью и выгружаются в Excel. Как звонки попадают в CRM: звонки и CRM. Попробуйте вживую или позвоните 78 778 01 23.
Вопросы
ИИ-оператор знает остатки на складе?
Он отвечает только по данным, которые вы ему дали. Если остатки быстро меняются, оператор записывает заказ и говорит, что менеджер его подтвердит.
Заказы попадут в 1С или МойСклад?
С Битрикс24 есть готовое подключение. 1С, МойСклад и другие системы наша команда подключает вместе с вами, а для остальных программ есть вебхук и REST API.
А если хозяева магазинов говорят по-русски?
Оператор говорит на узбекском и русском. Если названия товаров звучат по-русски, а сама речь узбекская, разговор продолжается на узбекском.