Как подтверждать бронь перед заездом гостя: порядок звонка и пример разговора
Команда Sado AI · · 4 мин чтения
Коротко
Подтверждайте бронь коротким звонком за один-три дня до заезда. В звонке выясните четыре вещи: не изменились ли даты, сколько человек приедет, примерно во сколько и нужен ли трансфер или ранний заезд. Если гость не сможет приехать, сразу запишите это, освободите номер и предложите его другому гостю, который ждёт. Следите за одной цифрой: долей тех, кто забронировал и не приехал. Такие звонки по списку может делать ИИ-оператор на узбекском и русском.
Зачем подтверждать бронь заранее
Планы у гостей меняются: рейс задерживается, даты сдвигаются, семье нужен не два, а три номера. Сообщить об этом отелю гость часто забывает. Номер того, кто не приехал, стоит пустым ночь, а в сезон его как раз просил кто-то другой.
Звонок-подтверждение даёт две выгоды: вы заранее узнаёте об изменениях и готовитесь встретить гостя — поздний приезд, детская кроватка, трансфер.
Когда звонить
| Вид брони | Когда звонить |
|---|---|
| Бронь сделана больше чем за две недели | За 3 дня до заезда, при необходимости ещё за день |
| Бронь сделана недавно | За день до заезда, днём |
| Групповая бронь | За неделю (список и число гостей) и за день |
| Бронь без предоплаты | До срока оплаты, затем за день до заезда |
Не звоните слишком рано и слишком поздно: например, с 10:00 до 20:00. Если гость за границей, учитывайте его время.
Что говорить в звонке-подтверждении
- Представьтесь и скажите, о какой брони речь: «Здравствуйте, это Малика из отеля «Мовий Сув». Звоню по вашей брони на две ночи с четверга.»
- Подтвердите даты: «Ваши планы не изменились?»
- Спросите, сколько человек приедет и во сколько.
- Предложите нужную услугу: трансфер, ранний заезд, детскую кроватку — только если они есть в отеле.
- Если нужна предоплата или документы, напомните.
- Попрощайтесь: «Спасибо, ждём вас в четверг.»
Пример разговора: гость переносит заезд
Sado: Здравствуйте, это Малика из отеля «Мовий Сув». Звоню по вашей брони на две ночи с четверга. Ваши планы не изменились?
Клиент: Ой, хорошо, что позвонили. Мы приедем на день позже, в пятницу.
Sado: Поняла, нужно перенести на ночи пятницы и субботы. Сколько вас будет?
Клиент: Трое, добавился ребёнок.
Sado: Хорошо, записала. Администратор проверит номер и сегодня пришлёт новое подтверждение. Примерно во сколько приедете?
Клиент: После обеда, часа в три.
Sado: Спасибо, Жамшид. Ждём вас в пятницу!
Ночь с четверга освободилась: администратор предлагает её гостю из листа ожидания или открывает продажу на сайте.
Что считать
Главная цифра — доля неявок: гости, которые забронировали и не приехали без предупреждения ÷ все брони на эти дни. Например, за месяц было 200 броней, не приехали 14: 14 ÷ 200 = 7%. Записывайте её месяц до звонков-подтверждений и месяц с ними. Цифры здесь только пример.
- Скольким гостям дозвонились и сколько подтвердили.
- Сколько броней изменили или отменили и сколько освободившихся номеров продали заново.
- Кто подтвердил, но всё равно не приехал: подумайте, не просить ли у них в следующий раз предоплату.
Как поручить подтверждения ИИ-оператору
С автообзвоном Sado вы загружаете список заездов файлом Excel в раздел «Автообзвон» кабинета, или ваша программа бронирования передаёт его по API. Задаёте часы звонков и лимит, а при необходимости останавливаете обзвон одной кнопкой.
Оператор — Малика или Шохрух — говорит с каждым гостем вживую, на узбекском или русском, а не проигрывает запись. Если гость меняет даты или не может приехать, оператор точно это записывает: администратор меняет бронь и освобождает номер. Если гость просит «перезвоните вечером», оператор перезванивает в названное время.
Запись, текст и итог каждого звонка (подтвердил, перенёс, отменил) видны в кабинете. Частые вопросы: вопросы и ответы о Sado. Попробуйте вживую или позвоните 78 778 01 23.
Вопросы
Можно ли звонить гостям, которые бронировали через сайт бронирования?
Если гость оставил номер и речь о его брони — да, это часть сервиса. Проверьте и правила сайта бронирования. На номер, где сказали «не звоните», Sado больше не звонит.
Сколько стоит звонок-подтверждение?
800 сум за минуту, без абонплаты. Например, 25 звонков по минуте в день: 25 × 800 = 20 000 сум.
А если гость не ответил?
Попробуйте ещё раз через два-три часа, затем отправьте SMS или сообщение в Telegram. Номера, которые не ответили, ничего не стоят: оплачиваются только минуты разговора.