Как напоминать туристу о документах и оплате тура: график напоминаний и пример разговора
Команда Sado AI · · 4 мин чтения
Коротко
Турагентству лучше напомнить клиенту о поездке четыре раза: примерно за 30 дней — паспорт и документы на визу, за 14 дней — остаток оплаты, за 7 дней — билеты и ваучеры, за день — время рейса и место сбора. Каждое напоминание короткое: что, до какого срока и как. Об оплате говорите вежливо, данные карты по телефону никогда не спрашивайте, реквизиты отправляйте письменно. Такие напоминания по списку может делать ИИ-оператор на узбекском и русском.
Зачем нужен звонок-напоминание
Продажей тура работа не заканчивается. Клиент не проверяет срок паспорта, тянет с фото на визу, забывает про остаток оплаты. В последнюю неделю всё всплывает разом: виза задерживается, бронь снимается, клиент недоволен агентством. Минутный звонок заранее вскрывает эти проблемы вовремя.
График напоминаний
| Когда | О чём напомнить |
|---|---|
| За 30 дней до поездки | Срок паспорта, список документов на визу и дата сдачи |
| За 14 дней | Сумма остатка, срок и как оплатить |
| За 7 дней | Билеты, ваучер и страховка готовы, куда их отправят |
| За 1 день | Время рейса, когда приехать в аэропорт, место сбора, правила багажа |
Сроки — пример. Агентство меняет их под свои туры и визовые требования.
На что обратить внимание в напоминании о документах
- Срок паспорта спросите у самого клиента и запишите: если срок близко, сказать об этом нужно сегодня.
- Документы называйте по одному и присылайте список письменно: из пяти пунктов, сказанных по телефону, два забываются.
- Нужны ли дополнительные документы при поездке с детьми (например, если ребёнок едет с одним из родителей), говорите по списку агентства.
- Визовые требования меняются: называйте только свежий список, проверенный агентством.
Как напоминать об оплате
- Представьтесь и назовите тур: «Здравствуйте, это Шохрух из «Йулдош Тур». Звоню по вашему туру в Дубай на 12 апреля.»
- Точно назовите сумму и срок: «Остаток оплаты — 6 млн сум, срок — 28 марта.»
- Скажите, как оплатить, и предложите прислать реквизиты или ссылку на оплату письменно.
- Оставьте клиенту выход: «Успеваете к этому сроку?» Если нет, спросите, когда оплатит, и запишите для менеджера.
- Поблагодарите и попрощайтесь.
Номер карты, срок её действия или код из SMS по телефону не спрашивайте никогда. Не пугайте фразой «иначе бронь снимут»: спокойно назовите правило агентства.
Пример разговора
Sado: Здравствуйте, это Шохрух из «Йулдош Тур». Звоню по вашему туру в Дубай на 12 апреля. Удобно говорить?
Клиент: Да, слушаю.
Sado: Остаток оплаты — 6 миллионов сум, срок — 28 марта. Успеваете к этому числу?
Клиент: Зарплата будет 30-го, можно тогда оплатить?
Sado: Понял, запишу менеджеру 30 марта, он подтвердит и сообщит вам. Отправить реквизиты в Telegram?
Клиент: Да. Кстати, фото на визу нужно?
Sado: Да, одно цветное фото на белом фоне. Список пришлём вместе с реквизитами. Спасибо, хорошего дня!
Сумма, даты и требование к фото — пример. Оператор не сдвигал срок сам: новую дату подтверждает менеджер.
Как поручить напоминания ИИ-оператору
С автообзвоном Sado вы загружаете список — имя, телефон, дата тура, сумма и срок — файлом Excel в «Автообзвон» или передаёте из CRM по API. Задаёте часы звонков: например, по будням с 10:00 до 19:00.
Оператор вежливо напоминает каждому клиенту на узбекском или русском, называет сумму и срок из списка, записывает новую дату или вопрос клиента. Оплату не принимает и данные карты не спрашивает. Если просят «перезвоните позже», перезванивает в оговорённое время; на номер, где сказали «не звоните», больше не звонят.
Итоги видны в кабинете, а если у вас Битрикс24, карточка звонка с записью и текстом попадает и в CRM. Как работать со списками: обзвон по списку из Excel. Попробуйте вживую или позвоните 78 778 01 23.
Вопросы
Не обидит ли клиента напоминание об оплате?
Если говорить коротко и спокойно — нет: клиент запоминает сумму и срок и сам называет удобный день. Не используйте пугающих слов и всегда оставляйте выход.
Принимает ли ИИ-оператор оплату?
Нет. Он называет сумму, срок и способ оплаты по данным агентства и не спрашивает данные карты. Реквизиты или ссылку агентство отправляет письменно.
Сколько стоят звонки-напоминания?
800 сум за минуту, без абонплаты. Например, 50 напоминаний по минуте в месяц: 50 × 800 = 40 000 сум.