Что такое мини-АТС и нужна ли она небольшому офису: внутренние номера, меню и схема звонков
Команда Sado AI · · 3 мин чтения
Коротко
Мини-АТС — небольшая телефонная станция офиса. Она распределяет звонки с городского номера по внутренним: в отдел продаж, бухгалтерию, руководителю. Сотрудники звонят друг другу по коротким номерам, переводят клиента коллеге, а ночью АТС отправляет звонок дежурному или в другое место. Если на телефоне один-два человека, она чаще всего не нужна; когда появляются отделы, полезна. Перед покупкой нарисуйте схему на бумаге: кто отвечает первым, что будет без ответа, куда идёт звонок ночью.
Что делает мини-АТС
| Функция | Что даёт |
|---|---|
| Внутренние номера | У каждого сотрудника короткий номер: 101, 102, 103 |
| Перевод звонка | Клиент попадает к нужному сотруднику без повторного набора |
| Голосовое меню | «Отдел продаж — 1, доставка — 2» |
| Группа | Звонят сразу несколько телефонов, берёт тот, кто свободен |
| Правило рабочего времени | Ночью и в выходные звонок уходит в другое место |
| Запись | Записи разговоров хранятся в АТС |
Нужна ли вам мини-АТС
- На звонки отвечают несколько человек и клиента приходится переводить друг другу — нужна.
- Есть отдельные отделы: продажи, сервис, бухгалтерия — нужна.
- Хотите отправлять вечерние звонки в другое место и записывать разговоры — полезна.
- На все звонки отвечает один человек — чаще всего не нужна: хватит мобильного и переадресации.
- Если главная беда — пропущенные звонки, АТС сама её не решит: кто-то всё равно должен ответить.
Коробка в офисе или облачная АТС
Классическая мини-АТС — коробка в офисе. Покупается один раз, настраивает её специалист, телефоны подключаются к ней кабелем. Пропало электричество или интернет — она тоже может встать.
Облачная АТС делает то же самое на сервере оператора связи: коробки в офисе нет, сотрудники работают откуда угодно через IP-телефон или программу, оплата помесячно по числу пользователей. Для многих небольших компаний сегодня это проще.
Как нарисовать схему звонков
- Запишите, на какие номера приходят звонки и для чего каждый.
- Кто отвечает первым в рабочее время: один сотрудник или группа.
- Что будет без ответа: например, через 20 секунд звонит следующий сотрудник.
- Что будет, если все заняты: ожидание, голосовое сообщение или переадресация.
- Куда идёт звонок после работы и в выходные.
- Если нужно голосовое меню, не больше 3–4 пунктов, самый частый вопрос — первым.
С такой схемой и специалист, который настраивает АТС, и оператор связи точно понимают, что нужно сделать.
Как ИИ-оператор работает вместе с АТС
Обычно выбирают одну из двух схем. Первая: ИИ-оператор отвечает первым, на простые вопросы отвечает сам, а при необходимости по вашему правилу переводит звонок на нужного сотрудника. Вторая: в рабочее время АТС отдаёт звонки сотрудникам, а ночью и в выходные — оператору. В обоих случаях мы вместе договариваемся, какие звонки идут оператору, а маршрут разбираем с вашим оператором связи и АТС.
Sado: Здравствуйте, «Chinor Mebel», меня зовут Малика.
Клиент: Здравствуйте. Хочу заказать кухню, по своим размерам.
Sado: Хорошо. Какая длина кухни примерно, прямая или угловая?
Клиент: Метра три, угловая.
Sado: Поняла. Заказы по размерам ведёт наш дизайнер Жасур. Сейчас соединю, подождите немного.
Клиент: Хорошо, спасибо.
Вместо кнопок меню клиент сам говорит, что ему нужно, а оператор отправляет его к нужному человеку. Подробнее: ИИ-оператор для входящих звонков, подключение оператора к номеру, вопросы о Sado. Попробуйте вживую.
Вопросы
Работает ли мини-АТС без интернета?
Старая АТС на обычных линиях работает без интернета. IP-АТС и облачной АТС интернет нужен, поэтому заранее настройте правило: при обрыве звонки уходят на мобильный.
Сложно ли подключить ИИ-оператора, если есть АТС?
Нет, нужно только заранее договориться о маршруте: какие звонки идут оператору и кому он переводит. Это команда Sado разбирает вместе с вами, вашим оператором связи и АТС.
Нужно ли голосовое меню?
Если отделов много, короткое меню помогает. Но многие люди хотят сразу сказать, что им нужно, а не нажимать кнопки: живой ответ, сотрудника или ИИ-оператора, часто решает вопрос быстрее.