Кто отвечает на звонки в обеденный перерыв: график и правила
Команда Sado AI · · 3 мин чтения
Коротко
Обед — час, когда звонков много: работающий человек свободен именно в перерыв и звонит туда, куда давно собирался. А в небольшом офисе все уходят обедать вместе, и телефон звонит впустую. Решение простое: обедайте по очереди, пусть у телефона всегда кто-то остаётся, все заявки записываются в одно место, а до 14:30 всем пропущенным перезванивают. Или отдайте звонки ИИ-оператору: он отвечает больше чем на десять звонков одновременно, а сотрудники спокойно обедают.
Почему в обед звонков больше
Ваши клиенты тоже работают. Весь день они на совещаниях или на объекте, а личными делами занимаются в обеденный перерыв: записываются в клинику, узнают цены, делают заказы. Во многих офисах обед с 13:00 до 14:00, и в этот час уходит вся команда. Клиент звонит — никто не берёт трубку. Его перерыв тоже длится час: перезвонить он может и не успеть.
Посмотрите в отчёте оператора связи пропущенные звонки по часам. Если в обеденный час их больше, проблема здесь.
Кто берёт трубку в обед: 4 варианта
- Обед по очереди: команда делится на две-три группы, у телефона всегда кто-то есть.
- Один дежурный: сотрудник сидит на телефоне с 13:00 до 14:00 и обедает позже. Дежурный меняется каждый день.
- Переадресация на мобильный: звонок уходит обедающему сотруднику. В шумном кафе говорить трудно, а прайса под рукой нет.
- ИИ-оператор: отвечает на звонки от имени компании, и ничей обед не прерывается.
График обеда по очереди: пример
Например, в отделе продаж три человека. График может быть таким:
| Время | На телефоне | На обеде |
|---|---|---|
| 12:30–13:15 | Бекзод, Сардор | Дильфуза |
| 13:15–14:00 | Дильфуза, Сардор | Бекзод |
| 14:00–14:45 | Дильфуза, Бекзод | Сардор |
С 13:00 до 14:00, когда звонков больше всего, на телефоне всегда двое. Повесьте график на видное место и меняйте его раз в месяц.
Чек-лист на обеденный час
- Трубку берут до третьего гудка, кто бы ни дежурил.
- У дежурного под рукой цены, адрес, часы работы и свободное время для записи.
- Нерешённый вопрос записывается: имя, номер, что спросили, когда перезвонить.
- В 14:00 открывают список пропущенных и до 14:30 перезванивают всем.
- Фразу «у нас обед, перезвоните позже» не говорят: второй раз клиент может не позвонить.
Пример: звонок в 13:20
Sado: Здравствуйте, «Диёр Плитка», Шохрух, слушаю вас.
Клиент: Здравствуйте. Выбираем плитку в ванную. Можно сегодня вечером приехать посмотреть?
Sado: Конечно, шоурум работает до семи. Записать вас на встречу с консультантом?
Клиент: Да, приеду в половине седьмого. Меня зовут Нодира.
Sado: Хорошо, Нодира, записал вас на сегодня на 18:30. Возьмите размеры комнаты, консультант сразу посчитает, сколько нужно плитки.
Клиент: Отлично, спасибо.
Клиентка позвонила в свой обед и закончила разговор с записью на встречу. Сотрудники в это время обедали.
Как отдать обеденный час ИИ-оператору
ИИ-оператор Sado отвечает на звонок примерно за секунду и ведёт больше десяти разговоров одновременно: обеденный поток проходит без очереди. Он отвечает по вашим ценам, адресам и часам работы, записывает на встречу, принимает заявку. Если клиент хочет поговорить с менеджером, переводит звонок сотруднику по вашему правилу.
Каждый звонок есть в кабинете с записью и текстом, а при желании короткая карточка приходит и в Telegram-группу компании. Сотрудник возвращается с обеда и видит всё в одном месте. Оплачиваются только минуты разговора: например, 8 звонков по три минуты в обед — 24 × 800 = 19 200 сум. Подробнее: цены. Попробуйте вживую или позвоните 78 778 01 23.
Вопросы
Можно просто поставить автоответчик «обед с 13:00 до 14:00»?
Можно, но клиент ничего не решит, а его перерыв может закончиться. Дежурный или ИИ-оператор отвечают на вопрос сразу, и заявка не теряется.
Что если в обед звонят сразу несколько человек?
Один дежурный берёт только один звонок, остальные слышат «занято». ИИ-оператор отвечает больше чем на десять звонков одновременно. Посчитайте, во что обходятся пропущенные: пропущенные звонки.
Что дешевле: дежурный сотрудник или ИИ-оператор?
Дежурный получает зарплату, а за ИИ-оператора платят только за минуты разговора. Сравните свои цифры в калькуляторе на главной странице.