Кто что делает в команде после запуска ИИ-оператора: задачи и распорядок дня
Команда Sado AI · · 3 мин чтения
Коротко
После запуска на звонки отвечает ИИ-оператор, но четыре задачи остаются за людьми. Первая — вовремя перезванивать по заявкам. Вторая — брать звонки, которые оператор переводит. Третья — обновлять факты оператора, когда меняются цены, акции или часы работы. Четвёртая — раз в неделю слушать записи и смотреть цифры. Назначьте на каждую задачу одного человека по имени и запишите, когда она делается. Тогда заявки, собранные оператором, превращаются в продажи, а не теряются.
Что берёт оператор, а что остаётся людям
Оператор сразу отвечает на каждый звонок, задаёт ваши вопросы, записывает заявку и при необходимости переводит на сотрудника. А вот превратить заявку в продажу, отправить мастера, поменять цену — работа людей. Именно здесь во многих компаниях образуется дыра: все думают «теперь на телефон отвечает оператор», а заявки лежат и ждут.
Кто что делает: таблица
В небольшой команде один человек берёт две-три задачи. Главное — чтобы в каждой строке стояло конкретное имя.
| Задача | Кто | Когда |
|---|---|---|
| Перезвон по заявкам | Администратор или менеджер по продажам | Каждый день утром и после обеда |
| Переведённые звонки | Дежурный менеджер | В рабочее время |
| Вопросы, на которые оператор не ответил | Ответственный за оператора | Каждый вечер |
| Смена цен, акций, часов работы | Ответственный и руководитель | В день изменения |
| Прослушивание записей | Ответственный | Раз в неделю, 30 минут |
| Итоги автообзвона | Менеджер по продажам | В день окончания обзвона |
| Цифры за неделю | Руководитель | Каждую пятницу |
Распорядок одного дня: пример
Например, в компании по ремонту квартир «Ravon Ta’mir» работают шесть человек. Оператор отвечает ночью и когда сотрудники заняты.
- 09:00 — администратор Зарина открывает раздел «Заявки» в кабинете: за ночь пришло семь заявок. До 11:00 она перезванивает каждому и договаривается о выезде замерщика.
- В течение дня — мастер Жамшид берёт переведённые звонки от тех, кто хочет узнать цену прямо сейчас. Если он занят, оператор ставит задачу перезвонить.
- 17:00 — Зарина смотрит вопросы, на которые оператор не смог ответить. Сегодня двое спрашивали цену укладки плитки. Она узнаёт цену у руководителя и добавляет её в факты оператора.
- Пятница — руководитель тратит 20 минут: сколько заявок пришло за неделю, сколько дошло до замера, сколько до договора.
Что объяснить сотрудникам
- Оператор забирает не их работу, а работу телефона. Их задача теперь — разговор по заявкам.
- Перед перезвоном прочитайте заявку: не заставляйте клиента повторять всё заново.
- Начинайте с заявки: когда человек звонил и что спрашивал.
- Если клиент скажет «я уже говорил с искусственным интеллектом», отнеситесь спокойно: «Да, ночью отвечает он, а утром продолжаем мы».
Sado: Здравствуйте, это Зарина из «Ravon Ta’mir». Вы вчера вечером звонили по ремонту двухкомнатной квартиры.
Клиент: Да, это я. Когда сможете приехать на замер?
Sado: Мастер свободен завтра в десять или в четверг после обеда. Как вам удобнее?
Клиент: Пусть приезжает завтра в десять.
Sado: Хорошо, записала. Адрес Юнусабад, 4-й квартал, верно?
Как это выглядит в Sado
Запись, текст, собранные ответы, краткий итог и следующий шаг каждого звонка хранятся в кабинете. Карточка звонка с записью может приходить и в Telegram-группу компании: дежурный менеджер видит заявку в телефоне. Если подключён Битрикс24, в CRM открывается лид или сделка. Когда оператор не знает ответа, он говорит, что перезвонит менеджер, и создаёт задачу.
Руководитель может спросить «Yordamchi» в кабинете простыми словами: «Сколько заявок пришло на этой неделе?». Подробнее: ИИ-оператор для входящих звонков, вопросы о Sado и как звонки попадают в CRM. Попробуйте вживую или позвоните 78 778 01 23.
Вопросы
Нужно ли нанимать отдельного человека для заявок?
Обычно нет. Чтение заявок и перезвоны становятся работой того, кто раньше отвечал на телефон. Например, администратор теперь не сидит весь день на линии, а работает с заявками.
Как быстро перезванивать по заявке?
Как можно быстрее: по дневной заявке — в течение часа, по ночной — утром в первую очередь. Точный срок задайте сами и впишите в таблицу.
Что должен отслеживать руководитель?
Три цифры в неделю: сколько пришло заявок, по скольким перезвонили и сколько стали продажей или записью. Если вторая цифра намного меньше первой, проблема не в операторе.