Какие права доступа давать сотрудникам в системе звонков: роли и разрешения
Команда Sado AI · · 4 мин чтения
Коротко
В системе звонков каждый сотрудник должен видеть и менять только то, что нужно для его работы. Руководитель видит и настраивает всё, менеджер работает со своими заявками, администратор ведёт записи, бухгалтер видит только расходы, разработчик получает API-ключ с нужными правами. У каждого — свой логин, без общего пароля. В день ухода сотрудника его доступ закрывается. А право остановить звонки должно быть минимум у двух человек.
Почему один логин на всех — это риск
Общий пароль кажется удобным, но когда что-то случается, ничего не выяснить. Например, в скрипте оператора изменилась цена или кто-то выгрузил всех клиентов в Excel — и непонятно кто. Уволившийся сотрудник тоже знает пароль, а сам пароль гуляет по чатам.
Свой логин у каждого и права по роли решают три задачи: видно, кто что сделал, меньше шансов ошибиться, а доступ ушедшего закрывается одним действием.
Таблица ролей: кто что видит и меняет
| Роль | Видит | Меняет | Не нужно |
|---|---|---|---|
| Руководитель | Всё: звонки, расходы, настройки | Скрипт, цены, часы, лимиты | — |
| Руководитель продаж | Звонки, записи, заявки | Список вопросов, правило перевода на сотрудника | API-ключи |
| Менеджер | Свои заявки и их записи | Статус заявки | Настройки, выгрузка |
| Администратор | Записи на сегодня, перезвоны | Время записи | Цены, скрипт |
| Бухгалтер | Минуты и расходы | — | Записи, расшифровки |
| Разработчик | Только данные своей системы | Свой API-ключ | Всё остальное в портале |
Таблица — пример. В небольшой компании один человек может совмещать две роли, но правило то же: каждый получает только нужное для работы.
Четыре самых опасных права
- Менять то, что говорит оператор: скрипт, цены, ответы. Ошибочная цена повторится в каждом звонке. Пусть это право будет у одного-двух человек, а после каждого изменения — один тестовый звонок.
- Запускать автообзвон. Перепутанный список — сотни ненужных звонков. Чётко решите, кто загружает списки.
- Выгружать все итоги в Excel и создавать API-ключи. Это вся клиентская база в одном файле или одном ключе.
- Кнопка остановки — наоборот, минимум у двух человек. Даже если один в отпуске, ошибочные звонки должно быть можно остановить сразу.
Когда сотрудник приходит и уходит
- Пришёл: свой логин и права только по роли. В первую неделю руководитель проверяет, что ему видно.
- Сменил должность: сначала уберите старые права, потом дайте новые.
- Уходит: в тот же день закрывается логин в портале, меняются API-ключи, которые он видел, его удаляют из Telegram-группы с карточками звонков.
- Внешние люди (агентство, интегратор) — доступ на срок: закрывается в день окончания работ.
- Раз в квартал проверяйте список: у кого есть логин и нужен ли он ещё.
Telegram-группа и файлы Excel: доступ, о котором забывают
Многие компании получают карточки звонков в Telegram-группу. Любой участник группы слышит запись и может переслать её куда угодно. Добавляйте в группу только тех, кто работает по карточкам, а ушедших удаляйте в тот же день.
С выгрузками в Excel так же: знайте, на чьём компьютере остался файл, и удаляйте лишние копии.
Как организовать доступ в Sado
В портале Sado у каждого звонка есть запись, текст, собранные ответы и стоимость. Итоги можно выгрузить в Excel, а карточку каждого звонка — отправлять в Telegram-группу. Настройку команда Sado делает вместе с вами: в этот момент договоритесь, кто входит в портал, — у каждого свой логин.
Для внешних систем API-ключи создаются отдельно, у каждого свои права: например, чтобы читать текст и резюме разговора, нужно отдельное право calls:content. Подробнее: безопасность API-ключей. Часы работы, дневной лимит и кнопка остановки тоже в портале — заранее решите, кто ими управляет. Короткие ответы — в частых вопросах, о входящих звонках — ИИ-оператор для входящих.
Вопросы
Нужны ли роли доступа небольшой компании?
Да, в простом виде: свой логин у каждого и чёткая договорённость, кто меняет скрипт. Даже в команде из трёх человек открытый доступ ушедшего сотрудника — риск.
Должен ли бухгалтер слушать записи звонков?
Обычно нет: ему хватает минут и расходов. В записях есть персональные данные клиентов, их должен слышать только тот, кому это нужно для работы.
Что закрыть, когда сотрудник уходит?
Логин в портале, API-ключи, которые он видел, и Telegram-группу с карточками звонков. Все три — в тот же день.