Как принимать по телефону заказы корпоративных обедов в офисы
Команда Sado AI · · 3 мин чтения
Коротко
Для кухни, которая каждый день возит обеды в офисы, порядок по телефону простой: меню отправляют накануне, заказы принимают утром до точного срока (например, до 10:30), в каждом заказе записывают офис, ответственного, число порций, вариант меню, особые пожелания и время доставки — и повторяют. Постоянным офисам, которые не заказали к сроку, коротко звонят. Если число порций за каждый день записано, в конце месяца легко сверить расчёты с офисом.
Как устроены корпоративные обеды
Кухня или кейтеринг каждый день возит комплексные обеды в офисы на 10–60 человек. Офис-менеджер утром опрашивает сотрудников и говорит, сколько нужно порций. Все офисы делают это примерно одновременно — с 9:30 до 10:30. В этот час телефон не замолкает, а одна ошибка в цифре — это десять лишних или недостающих порций.
Оплата обычно по договору, в конце месяца перечислением. Поэтому число порций за каждый день должно оставаться записанным.
Утренний заказ: 6 вопросов
- Какой офис и кто говорит: название компании и ответственный.
- Сколько порций.
- Какой вариант: например, первое и второе, диетический или без мяса — сколько каждого.
- Особые пожелания: не острое, без хлеба, в отдельном контейнере.
- Время и место доставки: этаж, охрана, нужен ли пропуск.
- Повтор и правило: «Сегодня 14: 11 обычных, 3 без мяса, к 12:30. Изменения до 10:30.»
Распорядок дня: пример
| Время | Что происходит |
|---|---|
| Вечером в 18:00 | Меню на завтра уходит в Telegram-группу офисов |
| 09:00–10:30 | Приём заказов |
| 10:15 | Звонок постоянным офисам, которые ещё не заказали |
| 10:30 | Приём закрыт, кухня получает итоговое число |
| 12:00–13:00 | Доставка |
Время здесь только пример. Главное, чтобы срок был одинаковым для всех офисов и соблюдался каждый день.
Пример разговора: звонок офису без заказа
Sado: Здравствуйте, это Малика с кухни «Иш Тушлик». Гульнора, «Наво Логистика», это вы?
Клиент: Да, я. Ой, сегодня забыла сделать заказ.
Sado: Ничего страшного, время ещё есть. Сколько порций нужно сегодня?
Клиент: Двенадцать. Две без мяса.
Sado: Хорошо: десять обычных, две без мяса. Как всегда, к половине первого, на третий этаж — верно?
Клиент: Верно. Один сотрудник сегодня опоздает, его порцию в отдельный контейнер.
Sado: Одну порцию в отдельный контейнер, записала. Спасибо, приятного аппетита!
Как сократить ошибки
- В каждом офисе один ответственный: только он делает и меняет заказ.
- Всегда повторяйте число и разбивку по вариантам.
- Изменения после срока решайте по заранее заданному правилу: например, «увеличить можно, уменьшить — нет».
- Записывайте число за каждый день: спор «мы заказывали 12, а не 15» в конце месяца решает запись звонка.
Как отдать утренние звонки ИИ-оператору
ИИ-оператор Sado и в поток с 9:30 до 10:30 отвечает на каждый звонок примерно за секунду и говорит больше чем с десятью офисами одновременно. Он задаёт ваши вопросы и записывает ответы — офис, число, вариант, время — отдельными полями. Итоги выгружаются из кабинета в Excel или видны в Битрикс24. Подробнее: ИИ-оператор для доставки.
В 10:15 загрузите в раздел «Автообзвон» файлом Excel список постоянных офисов, которые ещё не заказали (или ваша программа передаст его по API), — оператор им позвонит. Включайте в список только офисы, которые на это согласились. На номер, где сказали «не звоните», больше не звонят: автообзвон Sado. Попробуйте вживую или позвоните 78 778 01 23.
Вопросы
Что делать, если звонят после срока?
Назовите ваше правило. Если кухня успевает, примите заказ и честно скажите время; если нет, запишите на завтра. Главное — каждый раз один и тот же ответ.
Не раздражает ли офис звонок каждое утро?
Звоните только офисам, которые согласились, и только в дни, когда заказа нет. Звонок не дольше минуты. Если офис сказал «не звоните», его убирают из списка.
Как сверить расчёты с офисом в конце месяца?
Если число порций за каждый день записано, вы составляете таблицу за месяц и отправляете офису. В Sado у каждого звонка есть запись и ответы, их можно выгрузить в Excel.