Как бюро переводов принимает заказ по телефону и как обещать сроки
Команда Sado AI · · 4 мин чтения
Коротко
Клиент, который звонит в бюро переводов, обычно спрашивает две вещи: сколько стоит и когда будет готово. Чтобы ответить на оба вопроса, нужны пять вопросов: какой документ, сколько страниц, с какого языка на какой, нужно ли нотариальное заверение и к какому сроку. Не обещайте срок, не проверив загрузку переводчика: лучше сказать «менеджер точно ответит в течение часа». Когда перевод готов, позвоните клиенту сами. Такие звонки может принимать голосовой ИИ-оператор на узбекском и русском.
5 вопросов, чтобы назвать цену
- Какой документ: паспорт, диплом, справка, договор или большой текст.
- Объём: сколько страниц или документов. Если клиент не знает, уточните по файлу.
- Языковая пара: например, с узбекского на немецкий или с русского на английский.
- Нужно ли нотариальное заверение или апостиль. Если клиент не знает, спросите, куда подаётся документ: посольство, университет, суд.
- К какому сроку нужно и жёсткий ли это срок.
С этими пятью ответами цену легко назвать по прайсу. Если язык редкий или объём большой, точную цену называет менеджер.
Кто звонит и что им нужно
- Студенты, которые едут учиться за границу: диплом, приложение, аттестат — часто с нотариусом и к жёсткому сроку.
- Те, кто собирает документы на работу или визу: паспорт, справки, свидетельство о браке.
- Компании: договоры, инструкции, тексты сайта — объём большой, срок обсуждается.
- Документы для суда или нотариуса: требования к переводу клиенту лучше заранее уточнить там.
Когда понятно, к какой группе относится клиент, нужный вопрос задаётся быстрее, а разговор короче.
Как обещать срок
| Ситуация | Что сказать |
|---|---|
| Обычный документ, частый язык, времени достаточно | Назовите обычный срок из прайса |
| «Нужно к завтра» | «Срочный перевод есть в прайсе. Менеджер проверит, свободен ли переводчик, и подтвердит в течение часа» |
| С нотариальным заверением | Учитывайте часы работы нотариуса: это может добавить день |
| Редкий язык | Срок не обещайте: менеджер найдёт переводчика и перезвонит |
Лучше сказать правду, чем назвать срок, который вы не выдержите. Опоздавший перевод в день подачи в посольство рушит клиенту все планы.
Пример разговора
Sado: Здравствуйте, бюро переводов «Куприк», Малика.
Клиент: Здравствуйте. Хочу перевести диплом с приложением на немецкий, с нотариусом.
Sado: Хорошо. Сколько страниц в приложении и к какому сроку нужно?
Клиент: Четыре страницы. В четверг мне подавать документы в посольство.
Sado: Поняла. Отправьте файлы в Telegram на этот же номер. Менеджер посмотрит и в течение часа подтвердит цену и успеем ли к четвергу.
Клиент: Хорошо, сейчас отправлю.
Sado: Напишите там и своё имя. Когда перевод будет готов, мы сами вам позвоним.
Оператор не угадывал цену и не обещал четверг. Но заказ записан, а клиент знает следующий шаг.
Звонок «ваш перевод готов»
SMS о готовом переводе часто остаётся непрочитанным. Короткий звонок решает сразу несколько вопросов:
- Клиент говорит, когда заберёт перевод, и вы его ждёте.
- Вы напоминаете адрес, часы работы и с каким документом прийти.
- Спрашиваете, нужны ли дополнительные копии или другие документы.
- Если есть доставка, договариваетесь об адресе и времени.
ИИ-оператор в бюро переводов
ИИ-оператор для входящих звонков отвечает на каждый звонок сразу, ночью и в выходные тоже. Студенты и те, кто подаёт документы, часто звонят вечером. Оператор отвечает по прайсу и правилам бюро, задаёт пять вопросов выше и записывает заказ в кабинет. Если не знает точного срока или цены, говорит «вам перезвонит менеджер» и создаёт задачу.
Важно: оператор Sado говорит только на узбекском и русском. Иностранного клиента, который говорит на другом языке, можно по вашему правилу перевести на сотрудника.
Для звонков «перевод готов» загрузите список в раздел «Автообзвон»: автообзвон Sado позвонит каждому клиенту и запишет, когда он заберёт перевод. Оплачиваются только минуты разговора, 800 сум. Попробуйте вживую или позвоните 78 778 01 23.
Вопросы
Может ли оператор принять файл?
Нет, он говорит по телефону. Куда отправить файл, он скажет по правилу бюро: например, в Telegram или на электронную почту.
А если иностранный клиент говорит по-английски?
Оператор Sado говорит на узбекском и русском. Звонок на другом языке можно по вашему правилу перевести на сотрудника.
Нужно ли называть точную цену по телефону?
Для обычных документов — да, по прайсу. При большом объёме, редком языке или срочном заказе не называйте точную цену, не увидев файл.