Запись пациентов по телефону в клинике: 5 ситуаций и ИИ-оператор

Почему телефон клиники всегда занят

Администратор на ресепшене одновременно оформляет пациента, принимает оплату и отвечает на звонки. Когда звонит телефон, пациента у стойки не оставишь — и звонок остаётся без ответа. А вечером и в выходные ресепшен вообще закрыт.

Посчитать последствия несложно: каждый пропущенный звонок — пациент, который может записаться в другую клинику. Как считать: пропущенные звонки.

Ситуация 1: новый пациент записывается на приём

Пациент называет врача или специальность: «к кардиологу», «к стоматологу», «к педиатру». Оператор называет свободное время по расписанию врачей, пациент выбирает, оператор записывает имя и телефон. Запись сразу видна в кабинете Sado, а если подключена CRM — и в ней.

Ситуация 2: перенос или отмена

«Завтра не смогу прийти» — один из самых частых звонков в клинику. Оператор предлагает другое свободное время и переписывает пациента. Если пациент отменяет приём совсем, освободившееся время можно отдать другому.

Ситуация 3: напоминание накануне приёма

Это звонок, который делает сама клиника. Оператор звонит пациенту, напоминает день и время и уточняет, придёт ли он. Если не может — тут же переносит на другое время. Администратор утром точно знает, кто придёт.

Напоминания идут через автообзвон: часы звонков вы задаёте сами. Подробнее: автообзвон клиентов.

Ситуация 4: вопросы о цене и подготовке

«Сколько стоит приём?», «На анализ крови натощак?», «Где вы находитесь, какой ориентир?» — на такие вопросы оператор отвечает по данным, которые дала клиника. Если не знает ответа, не придумывает: говорит, что администратор перезвонит, и создаёт задачу.

Оператор не ставит диагнозы и не называет лекарства. Вопросы о лечении оставляет врачу и предлагает записаться на приём. В срочной ситуации говорит пациенту сразу звонить в 103 — в скорую помощь.

Ситуация 5: вечер и выходные

Многие вспоминают о записи к врачу после работы. ИИ-оператор отвечает и ночью, и в воскресенье и записывает на завтра или на ближайшее свободное время. Утром администратор видит в кабинете, что было вечером. Если подключён Telegram, карточка каждого звонка с записью приходит в группу клиники.

Что подготовить клинике

• Врачи, специальности и расписание — по нему оператор называет свободное время.
• Услуги и цены, правила подготовки к анализам и процедурам.
• Адрес, ориентир, график работы, парковка.
• Сколько пациентов в день можно записать к одному врачу и сколько длится приём.
• Когда готовы результаты анализов и как их получить.
• Когда звонок переводится на администратора: например, жалоба или пациент хочет поговорить с человеком.
• Имя и голос оператора (Малика или Шохрух), слова приветствия.

Настройку команда Sado делает вместе с вами. Всё для клиник на одной странице: голосовой робот для клиники.

Как следить за результатом

На главной странице кабинета — основные цифры за сегодня, 7 или 30 дней: отвеченные звонки, новые заявки, записанные на встречу, переведённые на сотрудника и ждущие обратного звонка. Под каждой цифрой написано, что именно она считает.

Раз в неделю спросите у «Yordamchi»: «На какие вопросы не смог ответить?». Вы получите список вопросов, которые задавали пациенты, но ответа на которые нет в данных клиники. Добавьте ответы — и в следующий раз оператор ответит сам.

Стоимость

Только минуты разговора: 800 сум за минуту, без абонплаты. Например, 60 звонков в день по две минуты: 120 минут × 800 = 96 000 сум в день. Подробнее: цены.

Вопросы